Seja mais produtivo usando papel

TWO SIDES – 27/01/2020

Depois das merecidas férias de final de ano, você já deveria ter se acomodado à rotina de trabalho. E após o intervalo festivo, é provável que você tenha uma pilha de itens em sua lista de tarefas que precisam ser executados rapidamente. Então, como você aumenta sua produtividade e garante que tudo ainda seja feito com o cuidado e atenção necessários? Se você trabalha em um escritório, a resposta vem na forma de papel.

Sobrecarga digital

Há pouca dúvida de que a maioria dos escritórios  opera com tecnologia digital. Tudo, desde a comunicação até as apresentações e o pedido de um cafezinho , é digital. Porém, embora essa digitalização tenha tornado muitos processos diários mais eficientes, pode ter um efeito prejudicial sobre a produtividade. Olhar fixamente para as telas, oito horas por dia, pode levar à fadiga digital, o que pode tornar as tarefas, aparentemente simples, muito mais difíceis e demoradas.

Uma nova pesquisa revelou que mais da metade dos profissionais de escritório sofre de sobrecarga digital, com 62% dizendo que as ferramentas digitais estão tornando suas equipes fora de foco e ineficientes nas reuniões. A pesquisa, intitulada Relatório de Produtividade no Trabalho (Workplace Productivity Report), também descobriu que mais da metade sente que a sobrecarga da tela os torna menos produtivos.

Quando perguntados sobre o uso de papel no local de trabalho, 60% dos entrevistados disseram que usam papel especificamente para se tornarem mais produtivos, enquanto 96% preferem trabalhar com informações impressas ao invés de digitais O relatório concluiu que os trabalhadores precisam de um forte equilíbrio entre analógico e digital para obter foco e produtividade no escritório.

“Não há dúvida de que as ferramentas digitais tornaram o local de trabalho de muitas maneiras mais eficiente”, explica o especialista em produtividade Holland Haiis. “Mas, embora as ferramentas digitais nos ajudem a alcançar mais do que jamais imaginamos, também percebemos que é hora de um pouco de equilíbrio tecnológico com a ajuda de algumas ferramentas não tecnológicas”.

Envolva-se com o papel

O aumento da produtividade resultante do trabalho com papel ocorre pelos mesmos motivos neurológicos pelos quais obtemos mais compreensão de um livro impresso. Ao ler a partir de uma tela, a mente tende a ler rapidamente, escolhendo apenas palavras e frases selecionadas para entender rápida e superficialmente  assunto . Porém, ao ler um impresso, a mente fica totalmente envolvida, absorvendo cada palavra e obtendo uma visão mais profunda da informação.

Esse processo de reflexão profunda também se estende à escrita no papel, com o processo físico concentrando ainda mais a mente, permitindo que ela se envolva mais com a tarefa, melhorando a retenção e fornecendo soluções mais rapidamente. É por isso que 51% dos trabalhadores de escritório ainda anotam suas ideias em um caderno e 63% preferem usar papel para colaborar com colegas e estimular a criatividade.

Cinco etapas para a produtividade com papel
Então, como você pode usar papel para fazer mais no escritório? Aqui estão cinco das melhores maneiras:

Faça uma lista de tarefas diárias
Quando você começar o dia, não vá direto para a caixa de entrada de e-mail. Ver uma grande quantidade de mensagens não abertas é o primeiro passo para a sobrecarga digital. Em vez disso, anote as três principais prioridades que você tem para o dia, para focar sua mente e ficar energizado.

Leve um caderno para as reuniões
As reuniões podem ser arruinadas por dispositivos, a atenção de todos em lugares diferentes e ninguém se concentrando no assunto. Então pegue um flipchart e crie uma zona livre de tecnologia, com anotações em papel em vez de laptops. As pessoas serão mais engajadas, as tarefas serão lembradas e, mais importante, as reuniões serão mais curtas.

Use notas adesivas para uma visão abrangente
Em grandes projetos, é impossível obter uma visão geral de todos os aspectos da tela. Pular constantemente entre diferentes páginas e formatos simplesmente sobrecarrega o cérebro e ninguém pode ver o quadro geral. Em vez disso, escreva todos os aspectos do projeto em pedaços de papel e prenda-os em uma parede grande para obter uma compreensão mais profunda do trabalho.

Use uma agenda de trabalho tradicional
A boa e velha agenda em papel é vital para planejar seu tempo e manter seus compromissos em dia. Simplesmente o ato de escrever a anotação numa agenda ajudará a reter essas informações e a pensar no que você precisa para o compromisso.

Prepare-se para apresentações no papel
Enquanto o PowerPoint é esperado na maioria das apresentações, escrever suas anotações em papel fornecerá uma compreensão mais profunda do que você precisa comunicar e ajudará você a se lembrar mais do que tem que dizer. Suas anotações também fornecerão instruções úteis durante a própria apresentação, caso a tecnologia falhe.

Artigo por Sam Upton