Como decidir quando fazer (ou não) uma reunião por Zoom

ÉPOCA NEGÓCIOS – 22/06/2021

Após quase um ano e meio de reuniões virtuais devido à pandemia de covid-19, empresas ao redor do mundo começam a questionar a eficácia do modo de trabalho baseado em encontros on-line. A já conhecida Zoom Fatigue (fadiga do Zoom) é um dos motivos para essa mudança de paradigma. Para muitos, a saída é rever quando as reuniões por videoconferência são necessárias – e quando não são.

Amrit Sandhar, fundador da empresa de engajamento de funcionários The Engagement Coach, comentou à Wired que passou a utilizar chamadas de vídeo apenas quando é necessário o compartilhamento de dados na tela do computador. “Se algum trabalho requer reflexão e colaboração, usamos o antiquado telefone. Descobrimos que a concentração é aumentada à medida que os ouvintes podem focar no que está sendo dito”, comentou Sandhar. Ele também disse que ele e seus funcionários conseguem se concentrar por períodos mais longos no telefone do que em chamadas de vídeo.

Isso pode até funcionar, mas só se as equipes já se conhecem, lembra a pesquisadora de psicologia empresarial da University College London Chia-Jung Tay. “Se duas pessoas já se conhecem bem, então pode haver menos necessidade de ter essa riqueza de informações visuais. Mas, se for uma primeira reunião com a equipe ou se houver um assunto complicado para se discutir, acho que há alguns aspectos que seriam mais facilmente transmitidos por meio de recursos visuais”.

Para empregados recém-contratados e que estão sendo treinados remotamente, o contato com um rosto amigável é importante. Isso permite, inclusive, que a pessoa associe o nome a um rosto – algo muito bem-vindo para construir equipes colaborativas.

Phil Perry, diretor do Zoom no Reino Unido e na Irlanda, concordou que a ferramenta digital não é adequada para todas as situações. “As chamadas de vídeo não são necessariamente a resposta para tudo. Depois de mais de um ano de videoconferências, as pessoas ocasionalmente podem esquecer a simplicidade e a velocidade de fazer uma pergunta por meio de uma mensagem, em vez disso, optam automaticamente por uma chamada Zoom”, concluiu Perry.

De acordo com a reportagem, o próprio Zoom baniu chamadas de vídeo internamente todas as quartas-feiras. A empresa também estimula seus funcionários a manterem seus computadores apenas no recurso de áudio durante os intervalos das reuniões virtuais, para reduzir a sensação de que as pessoas estão sendo observadas a todo momento.

Vale lembrar que há outras plataformas que facilitam a colaboração remota. O diretor da plataforma Slack no Reino Unido, Stuart Templeton, disse que viu empresas usando o aplicativo da empresa para desenvolver ideias. “[Em uma discussão em texto], as pessoas que normalmente ficariam um pouco mais caladas em uma reunião no Zoom têm a oportunidade de estruturar seus pensamentos e participar mais”, comentou Templeton, defendendo o interesse de sua companhia.

Todavia, segundo a professora de interação humana da University College London, Anna Cox, conversas que necessitam de feedbacks são mais eficientes quando feitas por meio de comunicação direta. “Se eu preciso comunicar algo e a conversa é realmente importante – como receber seu feedback sobre algo – então ter uma conversa pode ser uma maneira mais eficiente de lidar com essa tarefa do que gastar mais tempo digitando uma mensagem”, disse Cox ao Wired.